兰州理工大学文件

兰理工发〔2016〕233号

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关于印发《兰州理工大学合同管理

办法》的通知

 

校属各单位、部门：

《兰州理工大学合同管理办法》经2016年10月13日校长办公会讨论通过，现予印发，请遵照执行。

                             

                               兰州理工大学

                                                                   2016年10月18日

 

 

 

 

 

 

 

兰州理工大学合同管理办法

 

第一章 总则

第一条 为规范学校合同管理，防范合同风险，保障学校合法权益，依据《中华人民共和国合同法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指兰州理工大学作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其它平等主体的自然人、法人或其它组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

第三条 学校对合同的签订、履行、变更及解除、争议的处理、终结和归档实行全过程管理。

学校各单位和职能部门代表学校对外签订合同，必须遵守国家法律、法规、规章或其他规范性法律文件以及政策等，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，符合学校的相关规定，维护学校的正当权益，任何部门和个人不得利用学校合同损害学校利益。

第四条 学校各单位和职能部门对外签订的合同应由归口部门及需要审核的部门进行审查后，送依法治校办公室（以下简称：法治办）审核会签，并报请分管校领导审批，由学校法定代表人或其授权的部门签订。

涉及学校重大利益的合同，应提交学校相关会议按照《兰州理工大学党委常委会议事规则》、《兰州理工大学校长办公会议事规则》讨论通过后签订。使用财政资金20万元及以上的开支项目、预算200万元及以上的基建项目、300万元及以上的资金借贷项目均属涉及学校重大利益的合同。

合同金额未达到前款规定，但是法律关系复杂，合同履行对学校利益有重要影响或者可能产生重大风险的合同亦应按照前款规定提交讨论通过后签订。

本条第二款、第三款合同事项已经学校相关会议讨论通过，应当采用招投标方式已经过公开招投标程序的，可依据本条第一款规定审核会签、签订。

第五条 合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则。学校各单位和职能部门应建立健全合同管理制度，认真落实合同管理工作，完善合同档案管理。

第二章 合同管理机构

第六条 学校成立合同管理领导小组，统一指导学校合同管理工作，对各单位合同管理情况进行检查、监督，协调和解决合同管理过程中的问题。

合同管理领导小组下设办公室，设在依法治校办公室。

学校法定代表人是学校合同管理工作的总负责人，分管校领导是其分管部门合同管理工作的负责人。

第七条 学校签订的合同，依据其涉及的内容，主要有教育合作、科研、产业、基建、修缮、物资或服务采购、国际交流、劳动人事、后勤服务及保障等类别，依据合同性质和内容分别由相应职能部门代表学校签订并负责管理。

合同应当明确承办单位和承办人。合同承办单位是指合同事项具体经办的二级单位，包括各机关处室、直属单位和学院等。合同承办人是指具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的直接责任人。

合同实行项目责任制，具体合同管理实行“谁主办、谁主管、谁负责”的制度，以学校名义对外签订的合同，合同承办单位是合同管理的责任主体，部门负责人是合同管理的第一责任人，合同协办部门应当在其职责范围内做好相应合同管理工作。

第八条 兰州理工大学法治办统一指导、监督学校各类合同事务。

学校法治办的主要职责包括：

（一）对合同管理制度的制定、落实及合同管理工作进行业务指导、检查、监督；

（二）根据实际需要，制定标准合同文本，供学校各单位推行使用；

（三）参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；

（四）对学校拟对外签订各类合同的合法性、风险防控措施的完备性进行审查；

（五）参与合同纠纷的调解、仲裁以及诉讼等活动；

（六）对合同管理的相关人员进行法律知识培训；

（七）其他应当由法治办承担的职责。

第九条 学校各职能部门根据其职责范围，分类归口管理相关合同的审核和管理工作。

主要职责包括：

（一）对合同项目进行可行性论证和风险评估，重大项目或涉及较高专业技术性问题的合同条款须聘请相关专家、财会人员和法律顾问参加论证或评估；

（二）审核合同项目相对方主体资格及信用状况；

（三）审核合同基本条款及相关业务条款的完备情况；

（四）审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致，是否符合学校规定；

（五）负责法定代表人授权签署合同及授权管理制度的落实；

（六）对合同项目的经济性、可行性、合理性等负有审核责任；

（七）协调处理合同纠纷，监督合同的履行； 

（八）学校法定代表人授权对外签订合同的部门，应确定专人对合同专用章进行管理并保证制度的执行。

第三章 合同的起草与签订

第十条 合同承办单位应当在学校法定代表人授权之后负责合同起草、签订和全面履行，主要职责包括：

（一）核对合同相对方的主体资格、资信情况、履约能力以及签约代表的合法身份，并进行调查和验证。对可能涉及的合同风险予以说明并提出应对预案；

（二）负责合同谈判、起草、会签和履行等工作；

（三）跟踪合同履行情况，根据合同履行中的问题，提出解决的意见或建议；

（四）对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任；

（五）及时上报和处理合同纠纷。

第十一条 合同的订立应采用书面形式。通过传真、信函、电子文件等就合同条款达成协议的，应签订确认书。

第十二条 为规范行为，合同原则上应采用国家或行业标准的合同文本，没有合同文本的，学校法治办统一制定标准合同文本，并经学校相关会议审定后使用。

第十三条 承办单位根据标准合同文本和学校相关制度要求起草合同。合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的，承办单位应联系法治办协调法律顾问参加。

第四章 合同的审查与会签

第十四条 合同文本完成后，承办单位应当填写《兰州理工大学合同审批表》，连同合同文本报送归口部门审查，重大合同经归口部门初审，法治办提出书面审查意见后，报请项目主管校领导审批。

需要履行政府采购（招投标）、建设项目招投标及其他法律法规要求的特定程序的合同，应当按照规定程序办理。其合同草案可预先交有关部门会审，以保证合同文本的一致性。合同草案与政府有关部门要求不一致的，按照政府有关部门决定执行，但合同承办单位应保留所有相关草案、文件。

第十五条 合同涉及到承办单位之外其他部门的，需经其他部门会签。涉及使用财政资金或学校自筹资金且金额 5 万元及以上的合同需经财务处、审计处审签。

财务处对合同条款是否符合财税法律、法规、准则规定以及学校有关财务制度和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理等；

审计部门履行审计监督职责对合同签订、资金使用是否合规等进行前置审查；

法治办按照本办法第八条规定进行审查。

第十六条 各审查单位应在3个工作日内完成会签。重大合同及涉及到预付款项目的要上报该项目主管校领导审定的，可适当延长审批期限。

第十七条 承办单位向法治办报送合同初审稿时，除提供《兰州理工大学合同审批表》外，需按以下要求提供相关材料：

（一）符合国家、学校招标采购管理规定及流程的，需提供招投标文件、中标通知书或招标、谈判纪要等（复印件）；

（二）合同当事人资质的说明或证明（复印件）；

（三）合同文本一式两份，涉外合同须提供中文文本；

（四）职能部门主要负责人关于合同文本的意见；

（五）合同可行性及风险的论证或说明；重大合同应由专业评估机构或学校专家委员会出具合同可行性及风险论证或说明；

（六）其它需要提交的材料。

第十八条 合同文本经审查需要修改的，起草单位应根据有关审查部门的修改建议，及时对合同进行修改，并送相关部门复审通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的，应重新审查。

第十九条 根据校长书面授权，合同由项目归口部门主要负责人签署。接受校长授权的各部门，应认真落实合同签署授权责任，制订内部合同管理实施细则，明确内部分工，加强内部管理，确保校长授权管理工作落到实处。

第二十条 各类合同统一使用“兰州理工大学”印章或学校法定代表人授权使用的其他合同专用章。部门管理的其他合同专用章应在学校授权范围内使用。

第五章 合同的履行、变更及撤销

第二十一条 合同签订后，即具有法律效力，合同承办单位应当遵循诚实信用原则全面履行合同，及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况，归口部门应对合同执行情况进行动态监督，督促其依法履行合同。

第二十二条 合同履行过程中，确需变更或解除合同的，应在法定或约定期限内，签订变更或解除合同文本。变更或解除合同，必须采用书面形式并说明变更或解除的理由、变更的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按规定的合同审查权限和程序报批。

第二十三条 合同履行过程中，若对方没有按合同约定履行，承办单位应及时以书面函件形式通知对方，并保存通知证据，必要时听取学校法律顾问的意见或建议，同时应及时将出现的问题、拟采取的措施向归口部门和主管校领导汇报，积极采取措施防止损失扩大。如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为，应立即向主管领导汇报，同时通知财务部门中止付款。

第二十四条 财务部门应根据合同条款及相关部门提供的资产验收单（含技术验收单）、入账等凭据，办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门不予付款。

第二十五条 合同履行过程中发生纠纷，合同承办单位和归口部门应及时处理。处理时应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼，或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。

第二十六条 对需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷，归口部门应书面向主管校领导汇报，经主管校领导同意后，由法治办召集归口部门、财务处、审计处、国资处、承办单位以及法律顾问、经济顾问组成处理小组，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。合同纠纷处理完毕，相关部门应及时将有关材料归档备查。

第二十七条 合同履行完毕或合同权利义务终止时，承办单位应及时将履行、变更、解除合同的有关资料存档。合同档案应包括合同文本以及初审稿、合同订立至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料（包括合同有关的补充协议、会议纪要、书面签证、变更文件、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等）。合同档案应在合同履行完毕15个工作日内按照时间先

后顺序编号，整理成册，并按照学校档案管理要求定期移交学校档案馆保管。

第二十八条 法治办应建立电子合同档案，指派专人负责管理。

第六章 责任追究

第二十九条 有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，由合同承办单位、项目负责人承担相应的赔偿责任，并根据情节轻重追究直接责任人的党纪、政纪责任：

（一）合同承办单位、归口部门未调查或审核对方资信情况，未审查对方主体资格，以致签约被骗的；

（二）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（三）委托代理人超越学校委托权限签订合同的；

（四）应签订书面合同但未签订书面合同的；

（五）合同审查部门、合同管理部门、合同承办单位和有关人员没有按本办法的规定履行职责的；

（六）丢失或者擅自销毁、隐匿合同和合同附件以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（七）在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。

第三十条 未经学校法定代表人书面授权，擅自以学校名义签订合同的单位或者个人，应对该合同承担全部责任。同时，学校将依照有关纪律、法律、法规追究该单位负责人及相关责任人的党纪、政纪和经济责任。

第三十一条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害学校利益的，学校依据有关规定追究当事人责任。触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。

第三十二条 在合同签订或履行过程中，各相关责任人、部门负责人应认真负责、积极预防、降低风险、避免或减少损失，保障合同依法履行。

第七章 附则

第三十三条 学校举办或设立的事业单位法人、独资企业法人可参照本办法管理合同事务。

第三十四条 本办法中未尽事宜，依据《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规执行。

第三十五条 本办法由法治办负责解释。

第三十六条 本办法自发布之日起执行。

 

 

 附件1 兰州理工大学合同审批表.doc

附件2 兰州理工大学横向合同审查表.doc